To, co jeszcze kilka lat temu wydawało się łatwym i bezobsługowym źródłem dochodu, dziś staje się polem minowym. Zarządzanie najmem krótkoterminowym w 2025 roku nie przypomina już tego, co znaliśmy wcześniej, a wraz z 2026 rokiem zasady zmienią się jeszcze bardziej. Przepisy się zaostrzają, miasta planują wprowadzenie lokalnych ograniczeń, a platformy takie jak Airbnb czy Booking podnoszą poprzeczkę. Trzeba działać zgodnie z prawem, znać systemy sprzedaży online i zadbać o każdy szczegół obsługi gościa, inaczej inwestycja przestaje się spinać.
Lokalne regulacje i krajowe zmiany – co trzeba wiedzieć?
Wiele polskich miast idąc śladem Berlina, Barcelony czy Amsterdamu – zaczęło zgłaszać chęć ograniczenia swobody wynajmu krótkoterminowego. Samorządy walczą z przekształcaniem mieszkań w mini-hotele, które wypychają mieszkańców z centrów miast i windują ceny najmu długoterminowego.
Rejestracja działalności i obiektu
Nowe, planowane regulacje sprawią, że właściciel, który chce legalnie prowadzić wynajem krótkoterminowy, najprawdopodobniej będzie musiał uzyskać zgodę wspólnoty mieszkaniowej, zarejestrować działalność gospodarczą i zgłosić lokal do ewidencji obiektów noclegowych. To ostatnie oznacza też konieczność spełnienia szeregu wymogów technicznych – od oznakowania lokalu po spełnienie norm bezpieczeństwa.
To nie są puste formalności. Brak spełnienia tych obowiązków może skutkować grzywną, nakazem zamknięcia działalności lub konfliktem ze wspólnotą, który może ciągnąć się miesiącami. Do tego dochodzą obowiązki na poziomie krajowym – szczególnie w zakresie podatków i sprawozdawczości.
Zmiany księgowe i podatkowe
Poza formalnościami lokalnymi, pojawiają się również regulacje krajowe. Zgodnie z ustawą o PIT, dochody właścicieli nieruchomości osiągane ze źródła najmu prywatnego, wykonywanego poza działalnością, są opodatkowane w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na zasadach określonych w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym.
Nowe przepisy dotyczące najmu krótkoterminowego mają sprawić, że wynajem mieszkań na doby będzie traktowany jak działalność gospodarcza, a nie najem prywatny. Oznacza to, że właściciele takich lokali będą musieli zarejestrować działalność i wpisać nieruchomość do specjalnego rejestru obiektów noclegowych. W praktyce zniknie możliwość rozliczania przychodów z krótkoterminowego najmu ryczałtem od najmu prywatnego, ponieważ będzie on uznawany za usługę zakwaterowania, a nie zwykły najem.
W przypadku najmu prywatnego, którego przychody, jak wyżej wskazano, mogą być opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, nie powstaje obowiązek opłacania składki zdrowotnej. Inaczej jest przy najmie w ramach działalności gospodarczej: składkę zdrowotną nalicza się od całości dochodu z działalności, obejmującej również przychody z najmu.
System fakturowania
Na tym jednak nie koniec. Od kwietnia 2026 roku właściciele prowadzący wynajem w ramach działalności gospodarczej będą zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i w celu wdrożenia KSeFu przez przedsiębiorców będzie konieczne złożenia zawiadomienia ZAW-FA do Urzędu Skarbowego.
Każda transakcja, nawet jedna doba pobytu będzie musiała być zarejestrowana w systemie, a e-faktura wystawiona zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. To oznacza konieczność wdrożenia odpowiedniego systemu fakturowania, znajomość przepisów i bieżące śledzenie aktualizacji. Zaniedbanie tych obowiązków grozi nie tylko karami, ale też problemami przy ewentualnych kontrolach skarbowych.
W skrócie: najem krótkoterminowy staje się coraz mniej „krótkoterminowy” z punktu widzenia obowiązków właściciela. To pełnoprawna działalność gospodarcza, która wymaga organizacji, narzędzi i wiedzy.
Platformy sprzedażowe grają według własnych zasad
Jednocześnie zmieniają się zasady gry na Airbnb, Booking.com i podobnych platformach. Jeszcze kilka lat temu wystarczyło dodać ogłoszenie z kilkoma zdjęciami, by zacząć przyjmować rezerwacje. Dziś te portale działają jak silniki sprzedaży, z rozbudowanymi algorytmami, które promują tylko najlepsze, zoptymalizowane oferty.
Na widoczność oferty wpływa nie tylko jakość zdjęć, ale też prędkość odpowiedzi, poziom obsługi, dostępność kalendarza, polityka anulacji, opinie gości, a nawet to, jak często aktualizowana jest cena. Pojawiły się też obowiązkowe pola weryfikacji np. numer ewidencyjny, certyfikaty, deklaracja legalności działalności.
Do tego dochodzi zarządzanie cenami. Dziś bez dynamicznego pricingu trudno konkurować. Cena za noc musi reagować na sezon, wydarzenia w mieście, konkurencję, obłożenie i prognozy popytu. W praktyce oznacza to konieczność korzystania z zaawansowanych narzędzi i automatyzacji.
Goście też się zmienili, oczekują poziomu obsługi porównywalnego z hotelem: bezkontaktowego zameldowania, czystości, szybkiego Wi-Fi, dostępności 24/7 i natychmiastowej reakcji na problemy. A każda negatywna opinia działa jak cios – obniża pozycję w wynikach wyszukiwania i odbija się na przychodach.
Samodzielnie zarządzanie najmem czy z firmą? Coraz częściej to oczywiste
Właściciel, który chce praktykować zarządzanie najmem samodzielnie, musi dziś być prawnikiem, księgowym, specjalistą ds. e-commerce, copywriterem, concierge’em i serwisantem w jednym. To realnie oznacza ogromne obciążenie czasowe, często większe niż pełny etat. I to przy rosnącym ryzyku, że z powodu drobnego błędu (brak meldunku, niewystawiona e-faktura, źle oznaczony lokal) narazi się na problemy prawne.
Dlatego coraz więcej właścicieli decyduje się na zarządzanie najmem przez firmę zewnętrzną. Nie chodzi już tylko o wygodę, ale o opłacalność, bezpieczeństwo i stabilność biznesu. Profesjonalna firma bierze na siebie wszystko: meldunki, księgowość, wystawianie e-faktur przez KSeF, dynamiczne zarządzanie ceną, integrację z platformami, obsługę gości, serwis, pranie, sprzątanie i raportowanie wyników. Właściciel dostaje dostęp do panelu z aktualnym obłożeniem i wynikami finansowymi, i nie musi martwić się o resztę.
Mimo że firma pobiera prowizję, w praktyce dochód właściciela często okazuje się wyższy niż samodzielne zarządzanie najmem. Dlaczego? Bo przy profesjonalnej obsłudze rośnie cena za noc, poprawia się jakość opinii, spada liczba pustych terminów, a goście częściej wracają lub polecają obiekt dalej.
Profesjonalizacja to już standard
Rynek wynajmu krótkoterminowego nie tyle się zmienia, co staje się czymś zupełnie innym, niż był jeszcze pięć lat temu. Nie wystarczy mieć dobre mieszkanie w dobrej lokalizacji. Trzeba prowadzić je jak biznes legalnie, skutecznie i z pełną świadomością ryzyk.
Współpraca z firmą zarządzającą nie jest dziś luksusem dla tych, którzy „nie mają czasu”. To coraz częściej jedyny sposób, by utrzymać rentowność inwestycji, działać zgodnie z przepisami i spać spokojnie.
W 2026 roku wynajem krótkoterminowy to będzie pole walki: z przepisami, z algorytmami, z oczekiwaniami gości i z własnym czasem. W tym środowisku wygrają ci, którzy podejdą do wynajmu jak do profesjonalnej działalności, albo samodzielnie, z pełnym zaangażowaniem i wiedzą, albo z pomocą doświadczonej firmy, która zna ten rynek od podszewki. Jeśli Twoja nieruchomość ma nadal przynosić zysk – nie ryzykuj amatorszczyzny. W tej branży margines błędu robi się coraz mniejszy, a zarządzanie najmem przez profesjonalną firmę odciąży Cię z tego ryzyka .
Jak wybrać dobrą firmę zarządzającą?
Jeśli szukasz firmy, która „ściągnie” z Ciebie zarządzanie najmem krótkoterminowym, nie musisz przeglądać każdej oferty, porównywać warunków i ryzykować nietrafionym wyborem. Zrobimy to za Ciebie szybko, konkretnie i bez ściemy. Pomożemy Ci wybrać sprawdzonego partnera który zajmie się Twoim apartamentem na 100%.
Chcesz mieć czysty zysk i spokój? Oddaj apartament w dobre ręce.
Wypełnij formularz i zobacz, jak możemy pomóc Ci zarabiać więcej – bez stresu i niepotrzebnego ryzyka.
Przeczytaj też: Najczęstsze błędy właścicieli mieszkań przy samodzielnym wynajmie krótkoterminowym?
Poznaj Booking Solutions
Zobacz nasz Fanpage
Daria Wasielewska
Certyfikowana specjalistka ds. digital marketingu, od lat związaną z branżą reklamy online. Łączę strategiczne podejście do komunikacji z pasją do nowych technologii i trendów w marketingu internetowym. Na co dzień wspieram marki w budowaniu silnej obecności w sieci i skutecznym docieraniu do odbiorców.
