Co Ci się bardziej opłaci w 2026 roku: samodzielnie zarządzać apartamentem czy oddać go firmie pod zarządzanie najmem?

Porównaj z nami dwa podejścia do zarabiania na wynajmie krótkoterminowym: samodzielne zarządzanie najmem oraz współpracę z profesjonalną firmą zarządzającą najmem. Zrobimy to na konkretnych liczbach i realnych założeniach. Na koniec jasno odpowiemy, które rozwiązanie bardziej się opłaca – nie tylko finansowo, ale również czasowo i życiowo.

Wynajem krótkoterminowy: szansa czy pułapka?

Coraz więcej właścicieli mieszkań inwestuje w wynajem krótkoterminowy, licząc na szybki i wysoki zwrot z inwestycji. Na pierwszy rzut oka wydaje się być idealny: masz mieszkanie, wrzucasz je na Airbnb lub Booking, codziennie wpadają nowe rezerwacje, goście płacą z góry, a Ty co miesiąc liczysz zysk.

Tyle teoria.

W praktyce pojawia się mnóstwo detali, które potrafią całkowicie zmienić obraz tego biznesu. Zmienne stawki, sezonowość, negatywne opinie, zepsute bojlery, spóźnieni goście, zgubione klucze, pranie pościeli o północy – to codzienność wielu właścicieli, którzy zaczynali z nadzieją na „pasywny dochód”.

I tu pojawia się kluczowe pytanie: czy naprawdę warto robić to wszystko samemu? Czy może lepiej oddać apartament w zarządzanie profesjonalnej firmie, nawet jeśli zabierze część zysku?

Co tak naprawdę oznacza „samodzielne zarządzanie”?

Nie chodzi tu tylko o to, że wrzucasz ogłoszenie i odbierasz telefon. Samodzielne zarządzanie to pełna odpowiedzialność za każdy etap obsługi klienta – od pierwszego kliknięcia „rezerwuj”, aż po moment, kiedy gość zostawia klucz i opinię.

Obsługa rezerwacji

Musisz zadbać o widoczność apartamentu w wyszukiwarkach Airbnb, Booking, Nocowanie i innych. To oznacza aktualizowanie kalendarza, wstawianie dobrych zdjęć, dopasowywanie cen, a także szybkie odpowiadanie na zapytania. Na wielu platformach czas reakcji rzutuje bezpośrednio na pozycję w wynikach wyszukiwania.

Komunikacja z gośćmi

Każda rezerwacja to minimum kilka wiadomości – potwierdzenie, instrukcje dojazdu, godziny check-in i check-out, pytania o parking, zwierzęta, ogrzewanie, zasady anulacji. Czasem dochodzą telefony o 23:00, bo ktoś nie może znaleźć kluczy.

Sprzątanie i pranie

Po każdej rezerwacji trzeba posprzątać apartament, zmienić pościel, wyprać i wysuszyć ręczniki, sprawdzić wyposażenie. To nie zawsze zajmuje tylko godzinę – często 2–3 godziny przy bardziej wymagających gościach lub większym lokalu.

Zakupy i serwis

Ktoś musi regularnie uzupełniać zapasy: papier toaletowy, kapsułki do zmywarki, płyn do naczyń, woreczki na śmieci. A gdy coś się zepsuje – kran cieknie, Wi-Fi nie działa, brakuje baterii w pilocie – to Ty jesteś osobą na pierwszej linii.

Marketing – nie tylko platformy

Chcesz uniezależnić się od prowizji Bookingu i Airbnb? Musisz mieć własną stronę internetową z systemem rezerwacyjnym, cennikiem i kalendarzem. Strona to jedno. Potrzebujesz jeszcze kampanii reklamowych, by ktoś na nią trafił: Google Ads, social media, e-mail marketing, remarketing, SEO.

Brzmi jak dużo? Bo to naprawdę jest dużo.

Samodzielne zarządzanie: pełna kalkulacja kosztów i czasu

A teraz konkrety. Policzymy wszystko tak, jak powinien to zrobić każdy inwestor.

Przykład: apartament w Warszawie, 2 pokoje, wysoki standard.

Średnia cena za noc: 300 zł
Obłożenie miesięczne: 20 nocy
Przychód brutto: 6 000 zł

Koszty i czas pracy

• Prowizja platform (15%): 900 zł
• Środki czystości i eksploatacja: 100 zł
• Czas pracy własnej (sprzątanie, komunikacja, check-in, marketing): ok. 42 godziny miesięcznie
• Stawka godzinowa wg najniższej krajowej netto (22 zł/h): 924 zł
• Strona internetowa (koszt 5 000 zł, rozliczony na 24 miesiące): 208 zł/miesiąc
• Kampanie reklamowe Google / Facebook: 1 200 zł/miesiąc

RAZEM KOSZTY: 3 332 zł
DOCHÓD NETTO: 2 668 zł

I to przy założeniu, że robisz wszystko sam, nie chorujesz, nie jedziesz na urlop, nie spóźnisz się z żadną wiadomością i nie musisz nikomu płacić za pomoc.

Zarządzanie przez firmę: jak to wygląda i ile kosztuje?

Firmy zarządzające najmem to dziś już nie tylko startupy czy freelancerzy. To często dobrze zorganizowane przedsiębiorstwa, które mają własny zespół sprzątający, infolinię, aplikacje mobilne, dynamiczne systemy cenowe i rozbudowane kampanie marketingowe.

Co oferują?

• Kompleksowe zarządzanie rezerwacjami
• Komunikację z gośćmi 24/7
• Sprzątanie i pranie po każdej rezerwacji
• Zabezpieczenie lokalu (monitorowanie, ubezpieczenia)
• Check-in i check-out (fizyczny lub zdalny)
• Dynamiczne ustalanie cen wg popytu
• Marketing na platformach i w sieci
• Regularne raporty i przelewy

Ile to kosztuje?

Standardowa prowizja to ok. 25% brutto. Do tego dochodzi prowizja platformy (15%), którą i tak musisz ponosić samodzielnie w każdej wersji. Ale: nie musisz mieć swojej strony ani kampanii reklamowych. Firma ma swoje. Ty nic nie inwestujesz. Firma zarabia, gdy Ty zarabiasz – więc jest zmotywowana.

Kalkulacja:

• Przychód brutto: 6 000 zł
• Prowizja firmy (25%): 1 500 zł
• Prowizja platformy (15%): 900 zł

RAZEM KOSZTY: 2 400 zł
DOCHÓD NETTO: 3 600 zł

Nie poświęcasz ani jednej godziny miesięcznie.

Czy zarządzanie najmem samodzielnie się opłaca?

W krótkim okresie — może tak. Jeśli masz czas, mieszkasz blisko apartamentu i chcesz się nauczyć rynku – możesz spróbować sam.

Ale gdy:

• masz inną pracę,
• nie chcesz sprzątać i odpowiadać na wiadomości o 2 w nocy,
• nie masz głowy do reklamy i strony internetowej,

…to samodzielne zarządzanie najmem szybko przestaje się opłacać. Nawet jeśli formalnie zostaje Ci więcej pieniędzy, to tracisz czas, spokój i elastyczność życiową.

Kiedy warto zlecić zarządzanie najmem firmie?

Zarządzanie najmem przez firmę to rozwiązanie idealne dla:

• osób pracujących na etacie,
• inwestorów posiadających więcej niż jedno mieszkanie,
• właścicieli mieszkających poza miastem,
• osób ceniących czas i przewidywalność,
• tych, którzy chcą uniknąć kontaktu z gośćmi.

Skalowanie: jedno mieszkanie to jeszcze nie problem, ale trzy?

Zarządzasz jednym apartamentem? Możesz to ogarnąć. Ale przy trzech?

Masz wtedy 60–70 noclegów miesięcznie. Trzy razy więcej prania, sprzątania, wiadomości, problemów, awarii, check-inów i reklamacji. Zaczynasz działać jak firma… tylko bez zespołu i wsparcia.

W takiej sytuacji outsourcing zarządzania najmem to nie wybór — to konieczność.

Zarządzanie najmem, zwłaszcza krótkoterminowym, to de facto drugi etat. Zamiast skupić się na analizie rynku, poszukiwaniu kolejnych okazji inwestycyjnych czy po prostu odpoczynku, właściciel staje się operatorem hotelowym. A często robi to bez doświadczenia, wsparcia innych osób i technologii.

Czas poświęcany na zarządzanie ma swoją wartość. Jeśli masz jeden apartament i poświęcasz na niego 80 godzin miesięcznie, to w praktyce „pracujesz” za ok. 1630 zł – czyli mniej więcej tyle, ile wynosi połowa najniższej krajowej. To często dużo mniej, niż możesz zarobić, rozwijając swój zawód albo inwestując czas w coś bardziej opłacalnego.

Wnioski: kiedy warto samodzielnie, a kiedy z firmą?

Wybierz samodzielnie, jeśli:

• Masz tylko jeden apartament i mieszkasz w pobliżu
• Masz dużo wolnego czasu i lubisz kontakt z ludźmi
• Chcesz się nauczyć branży najmu i budować doświadczenie
• Nie przeszkadza Ci praca wieczorami i w weekendy
• Masz smykałkę do marketingu i potrafisz samodzielnie promować ofertę

Wybierz firmę, jeśli:

• Masz inną pracę i zależy Ci na czasie
• Chcesz pasywnego dochodu bez angażowania się
• Masz kilka mieszkań i chcesz je skalować
• Nie masz ochoty inwestować w stronę i kampanie reklamowe
• Cenisz spokój, przewidywalność i automatyzację

Podsumowanie – liczby nie kłamią

Samodzielne zarządzanie może wydawać się tańsze, ale po uwzględnieniu czasu, marketingu, technologii i stresu – staje się mniej opłacalne niż współpraca z firmą.

Firma zabierze procent, ale da Ci wolność, czas i stabilny dochód. I to wszystko przy wyższym zysku netto.

Dlatego zanim zdecydujesz, nie kieruj się wyłącznie emocjami. Policz. Porównaj. Oceń swój czas i możliwości.

Bo w najmie krótkoterminowym liczy się nie tylko ile zarabiasz – ale jakim kosztem.

Jak wybrać dobrą firmę zarządzającą?

Na polskim rynku działa dziś kilka tysięcy firm oferujących zarządzanie najmem krótkoterminowym. Różnią się doświadczeniem, zakresem usług i podejściem do klienta. Jak więc wybrać partnera, który naprawdę zadba o Twój apartament?

Na początek sprawdź doświadczenie firmy. Partner, który działa od lat i obsługuje kilkadziesiąt mieszkań, zna specyfikę sezonów, oczekiwania turystów oraz lokalne przepisy. Dzięki temu masz większą pewność, że Twoja nieruchomość będzie zarządzana profesjonalnie.

Kolejny krok to przejrzysta umowa. Powinna jasno określać wysokość prowizji, zakres usług, dodatkowe koszty oraz zasady zakończenia współpracy. Unikaj ogólników i niejasnych zapisów — tu liczy się pełna transparentność.

Zwróć też uwagę, czy firma korzysta z nowoczesnych systemów rezerwacyjnych i zarządzania kalendarzem. To kluczowe, by apartament był promowany w czasie rzeczywistym, a ceny dynamicznie dostosowywały się do sytuacji na rynku.

Nie musisz samodzielnie analizować setek ofert ani ryzykować nietrafionego wyboru. Jeśli chcesz, pomożemy Ci znaleźć sprawdzonego partnera do zarządzania najmem, który przejmie wszystkie obowiązki: od obsługi gości, przez sprzątanie, po rozliczenia.

Chcesz zarabiać bez stresu i zachodu? Oddaj apartament w dobre ręce — zysk i spokój to najlepsza inwestycja.

Wypełnij formularz i zobacz, jak możemy pomóc Ci zarabiać więcej – bez stresu i niepotrzebnego ryzyka.

Przeczytaj też: Najczęstsze błędy właścicieli mieszkań przy samodzielnym wynajmie krótkoterminowym?

Poznaj Booking Solutions

Zobacz nasz Fanpage

Daria Wasielewska

Certyfikowana specjalistka ds. digital marketingu, od lat związaną z branżą reklamy online. Łączę strategiczne podejście do komunikacji z pasją do nowych technologii i trendów w marketingu internetowym. Na co dzień wspieram marki w budowaniu silnej obecności w sieci i skutecznym docieraniu do odbiorców.